B2B, Praca w IT

Odliczenia VAT i koszty firmowe. Jesteś programistą? Sprawdź, co możesz odliczyć

odliczenie od podatku

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z osiąganiem przychodów (w większości podlegających opodatkowaniu), ale również z ponoszeniem kosztów firmowych, mających związek z uzyskaniem tych przychodów – bez których trudno byłoby prowadzić firmę. Przeczytaj, co można wrzucić w koszty firmowe będąc programistą?

Koszty firmowe programisty – jak rozliczać?

Koszty firmowe programisty możemy podzielić na dwie kategorie:

  • odliczenie VAT – przysługuje przedsiębiorcym zarejestrowanym do VAT,
  • odliczenia PIT, czyli koszty uzyskania przychodów (k.u.p.) – przysługują firmom opodatkowanym liniowo lub skalą podatkową. Nie skorzystają więc z nich ryczałtowcy.

Przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT w koszty PIT wpisują wartość netto z faktury, zaś zwolnieni z VAT – wartość brutto.

Choć w większości kosztów, ten sam wydatek (np. zakup telefonu na firmę) można odliczyć w VAT oraz w PIT, to zdarzają się sytuacje, w których można odliczyć tylko PIT, ale VAT już nie (np. usługa hotelowa).

Jeśli chodzi o wielkość odliczenia, to najczęściej można odliczyć 100% podatku VAT oraz cały wydatek wrzucić w koszty PIT. Jednak jest parę wyjątków, np. rozliczenie samochodu w firmie. W tym przypadku wielkość odliczenia zależy od charakteru, w jakim auto jest używane w firmie:

  • samochód wyłącznie firmowy (nie korzystamy w celach prywatnych) – można odliczyć 100% VAT oraz 100% PIT,
  • samochód firmowy, z użytkiem do celów osobistych – można odliczyć 50% VAT oraz 75% PIT,
  • samochód osobisty, z użytkiem do celów firmowych – można odliczyć 50% VAT oraz 20% PIT.

Tam, gdzie ustawa nie pozwala odliczyć VAT od danego wydatku, w koszty PIT trafia nieodliczona część podatku VAT.

Koszty uzyskania przychodu programisty – co mówią przepisy?

Mówiąc o kosztach uzyskania przychodu rozumie się przez to koszty w PIT (obniżające dochód do opodatkowania).

Ustawa o PIT w art. 22 mówi, że “kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów(…)” – a zatem dany wydatek musi mieć związek z wykonywaną działalnością gospodarczą.

W praktyce, kosztem jest wszystko, co:

  • tworzy nasze zarobki,
  • jesteśmy w stanie powiązać z przychodami,
  • nie jest wykluczone ustawami.

Kosztami są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. O tym, co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje przedsiębiorca, a nie urząd skarbowy. Dlatego to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą. Co może stanowić koszt u jednego przedsiębiorcy, u drugiego już może kosztem nie być.

Co jest z góry wykluczone z kosztów?

Katalog wydatków, które nie podlegają zaliczeniu w koszty firmowe znajdziemy w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 88 ustawy o VAT. Zgodnie z nimi do kosztów firmowych nie zaliczymy m.in:

  • okularów korekcyjnych,
  • pakietów medycznych
  • benefitów sportowych,
  • ubezpieczenia na życie,
  • odzieży – jeśli nie ma trwale połączonego z ubraniem logo firmy.
  • alkoholu – w większości przypadków,
  • usług noclegowych i gastronomicznych (podlegają wyłączeniu jedynie z VAT).

Powyższe wydatki fiskus uznaje za wydatki o charakterze prywatnym, osobistym, które nie mogą być zaliczone do kosztów w działalności gospodarczej.

Od czego może odliczyć VAT programista – co mówi ustawa?

W ustawie o VAT przeczytamy, że “w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi (…) przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

W praktyce oznacza to, że odliczenia VAT, programista może dokonać od tych wydatków, które poniósł w związku z wykonywaniem tych czynności, od których musi zapłacić podatek VAT.

Stąd odliczenie VAT nie przysługuje programistom od zakupów firmowych związanych ze sprzedażą zwolnioną z VAT (np. w przypadku bycia nievatowcem lub sprzedaży mieszanej).

Koszty poniesione przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej

Ustawy podatkowe zezwalają na to, aby zaliczyć do kosztów także wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, jeśli tylko spełniają ustawowe definicje kosztów, czyli mają związek z działalnością gospodarczą, a zakupione rzeczy/usługi będą wykorzystywane w firmie, a nie prywatnie oraz są odpowiednio udokumentowane.

Przykładowe koszty programisty

Nie ma zamkniętego katalogu kosztów programisty. Ważne, aby spełniał on ustawową definicję kosztów opisaną powyżej. Przykładowe koszty programisty, to m.in:

  • sprzęt i oprogramowanie (komputer, klawiatura, myszka, słuchawki, dyski, zakup hostingu, domeny itd.),
  • naprawa firmowego sprzętu,
  • samochód używany w firmie,
  • wyposażenie (biurko, krzesło – użytkowanie dla celów firmowych),
  • strona internetowa i reklama,
  • opłaty za wynajęcie biura (czynsz, media),
  • telefon i internet,
  • branżowe książki, szkolenia, kursy językowe – jeśli służą działalności gospodarczej, a nie podniesieniu swoich ogólnemu poziomowi wiedzy.
  • ekspres do kawy, kawa – jeśli programista ma pracowników lub przyjmuje kontrahentów.
  • księgowość,
  • opłaty za rachunek firmowy.

Aby wydatek móc ująć w kosztach powinien być odpowiednio udokumentowany – należy posiadać fakturę/rachunek z kompletnymi danymi wystawcy i odbiorcy. W przypadku rozliczania wydatku na podstawie umowy – konieczne jest, by umowa zawierała podpisy obu stron.

Podsumowując, w koszty firmowe programista może wrzucić wszelkie wydatki, jeśli tylko jest w stanie wykazać, że są one poniesione dla celów wykonywania działalności gospodarczej, powiązane z firmą i nie są one z góry wykluczone ustawą.

W przypadku wątpliwości, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów, zawsze można wystąpić o wydanie interpretacji podatkowej do Krajowej Informacji Skarbowej. Opłatę za jej wydanie również można wrzucić do kosztów firmowych.


Ifirma.pl – największy system księgowości internetowej w Polsce. Równolegle z samodzielnym programem do księgowości i programem do faktur działa biuro rachunkowe, które wspiera swoją pracą grono doświadczonych księgowych i konsultantów Biura Obsługi Klienta.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.

Pracuje jako księgowa zajmując się klientami z uproszczoną księgowością oraz pisze teksty na tematy podatkowe, księgowe oraz dotyczące prowadzenia firmy – pod kątem formalnym.

Podobne artykuły