Kultura pracy zdalnej. Czym jest, jak ją zbudować i czy w ogóle warto?

19 kwietnia 2024 Joanna Pasterczyk

Z raportu Just Join IT dotyczącego zarobków i oczekiwań branży IT za 2023 rok wynika, że aż 61,94 proc. specjalistów IT nadal pracuje zdalnie. Coraz więcej nas nie wyobraża sobie pełnego powrotu do biur, choć home office przynosi wiele wyzwań. Odpowiedzią na nie może być właściwie zbudowana kultura pracy zdalnej. Czym jest i jak ją stworzyć, a później utrzymywać?

Spis treści

Czym jest kultura pracy zdalnej?

Kulturę pracy zdalnej można opisać jako zestaw wspólnych wartości, przekonań i praktyk, które kształtują sposób pracy i współpracy zdalnych pracowników w danej organizacji. Obejmuje ona szeroki zakres elementów, począwszy od sposobu komunikacji w zespole, a skończywszy na wykorzystywanych zasobach do wykonywania obowiązków.

Termin „smart working” jest często używany jako synonim kultury pracy zdalnej. To strategia organizacji pracy, która umożliwia pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych spoza tradycyjnego biura. To więcej niż tylko praca na odległość — to elastyczne podejście, które kładzie nacisk na osiąganie efektów i wyników niezależnie od miejsca i czasu pracy. W smart workingu pracownicy mają swobodę w zarządzaniu swoim czasem i miejscem pracy, co pozwala im osiągnąć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Elastyczność jest głównym założeniem smart workingu. Pracownicy mają możliwość dostosowywania harmonogramu pracy do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji, co oznacza, że nie są ograniczeni tradycyjnymi godzinami biurowymi ani miejscem zamieszkania. Ta elastyczność czasu i miejsca pracy przyczynia się do lepszego zrównoważenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym, co z kolei przekłada się na zwiększoną satysfakcję zawodową i ogólną jakość życia.

W kulturze pracy zdalnej priorytetem staje się osiąganie wyników i efektów, a nie ilość godzin spędzonych przy biurku. Pracownicy są oceniani według efektywności swojej pracy, kreatywności i wkładu w projekty, a nie czasu spędzonego w miejscu pracy. Taki focus na zadania pobudza innowacyjność i motywuje pracowników do osiągania lepszych wyników.

Korzyści kultury pracy zdalnej dla pracodawców

Zwiększenie efektywności operacyjnej

Przejście na smart working pozwala pracodawcom na lepsze zarządzanie zasobami, umożliwiając dostosowanie liczby pracowników do bieżących potrzeb. To z kolei prowadzi do zwiększenia ogólnej efektywności działania firmy. Home office umożliwia zespołom pracę w różnych strefach czasowych, co zapewnia ciągłość działania i szybsze osiąganie celów nawet poza tradycyjnymi godzinami pracy.

Redukcja kosztów związanych z biurem i infrastrukturą

Praca zdalna eliminuje konieczność posiadania dużych biur, co przekłada się na znaczne oszczędności związane z wynajmem powierzchni biurowej. Ponadto mniejsze zużycie energii, wody i innych zasobów niezbędnych do utrzymania biura przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych.

Zatrzymanie i przyciąganie talentów

Praca zdalna stanowi atrakcyjną korzyść dla wielu kandydatów, co ułatwia przyciąganie wysoko wykwalifikowanych specjalistów do firmy. Dla obecnych pracowników możliwość pracy zdalnej może być kluczowym czynnikiem zatrzymującym ich w firmie, co przyczynia się do utrzymania wysokiej retencji pracowników.

Poprawa satysfakcji i retencji pracowników

Smart working umożliwia pracownikom lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym, co przekłada się na większą satysfakcję i zadowolenie z pracy. Pracownicy zdalni często wykazują się większą produktywnością, ponieważ mogą pracować w środowisku, które sprzyja ich wydajności, co z kolei wpływa na lepsze wyniki i efektywność.

Korzyści kultury pracy zdalnej dla pracowników

Równowaga między pracą a życiem prywatnym

Smart working umożliwia pracownikom dostosowywanie godzin pracy do własnych preferencji i potrzeb, co pozwala na work-life balance. Praca zdalna eliminuje potrzebę codziennych dojazdów, co przekłada się na zaoszczędzony czas i mniejsze zmęczenie, umożliwiając pracownikom lepsze wykorzystanie swojego dnia.

Poprawa samopoczucia i zdrowia

Brak konieczności codziennego dojazdu, możliwość pracy w komfortowym środowisku domowym i elastyczność w planowaniu pracy przyczyniają się do zmniejszenia poziomu stresu u pracowników. Pracownicy pracujący zdalnie często cieszą się lepszymi warunkami snu, ponieważ mogą dostosować swoje godziny pracy do swojego naturalnego rytmu biologicznego.

Zwiększona motywacja i zaangażowanie

Smart working daje pracownikom większą autonomię w podejmowaniu decyzji dotyczących swojej pracy, co wzmacnia ich poczucie odpowiedzialności i zaangażowania. Pracownicy pracujący zdalnie często muszą polegać na własnej samodyscyplinie, co prowadzi do rozwoju umiejętności zarządzania czasem i efektywnością.

Lepsza produktywność i kreatywność

Pracownicy mogą dostosować swoje środowisko pracy do własnych potrzeb, co pomaga w tworzeniu optymalnych warunków dla efektywnej pracy. Możliwość pracy w różnych miejscach, zamiast w jednym stałym biurze, może pomóc pracownikom w odkrywaniu nowych źródeł inspiracji.

Jak zbudować kulturę pracy zdalnej? Wskazówki dla pracodawców

Zdefiniuj podstawowe wartości swojej firmy

Główne wartości stanowią fundamenty, które kształtują sposób współpracy zespołu. Kiedy członkowie zespołu rozumieją, co reprezentuje firma, łatwiej podejmują decyzje zgodne z oczekiwaniami.

Nie lekceważ znaczenia onboardingu

Praca zdalna nie zmniejsza znaczenia procesu wdrożenia nowych pracowników. Wręcz przeciwnie — istotne jest posiadanie dobrze zdefiniowanego systemu, który pomoże nowym członkom zespołu poczuć się pewnie i komfortowo od samego początku.

Upewnij się, że wszyscy znają Twoje oczekiwania

W środowisku pracy zdalnej kluczowe jest ustalenie jasnych oczekiwań, aby zapewnić terminową realizację zadań. Regularne spotkania kontrolne, zarówno wideo, jak i telefoniczne, umożliwiają monitorowanie postępów, udzielanie odpowiedzi na pytania i udzielanie informacji zwrotnej.

Szanujmy swój czas

Jeśli członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych, szanowanie ich harmonogramów jest podstawą dobrej współpracy. Unikaj wydłużania wirtualnych spotkań ponad miarę i upewnij się, że każde spotkanie jest efektywne i skoncentrowane na konkretnych kwestiach.

Promowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym

Wspieranie zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym jest niezwykle istotne. Zachęcanie pracowników do robienia przerw, określanie rozsądnych terminów pracy i zapewnienie elastyczności pomaga zapobiec wypaleniu zawodowemu i zmniejszyć poziom stresu.

Uczyń informację zwrotną priorytetem

Regularne przekazywanie informacji zwrotnych zwiększa efektywność pracy zdalnej. Planowanie regularnych spotkań kontrolnych umożliwia przekazywanie informacji zwrotnych i udzielanie wskazówek, co przyczynia się do ciągłego doskonalenia pracy zespołu. Ponadto zachęcanie do wzajemnego udzielania nieformalnych informacji zwrotnych pomaga w szybszym rozwiązywaniu problemów i poprawie efektywności.

Jak utrzymać kulturę pracy zdalnej? Wskazówki dla pracowników

Komunikacja jest kluczowa

Przechodząc na pracę zdalną, musimy stać się mistrzami komunikacji. Ważne jest, aby odpowiadać na wiadomości i dzielić się informacjami w sposób regularny. Wystarczy nawet krótka reakcja za pomocą emotikona, jeśli nie mamy czasu na dłuższą odpowiedź.

Włącz kamerkę

Komunikacja tekstowa nie zastąpi kontaktu twarzą w twarz. Dlatego ważne jest, aby organizować regularne spotkania wideo, podczas których wszyscy uczestnicy mają włączone kamery. Daje to uczucie bliskości i wspólnoty, co jest ważne w pracy zdalnej.

Rozmowy wideo tylko wtedy, gdy to konieczne

Spotkania wideo są istotne, ale należy je organizować tylko wtedy, gdy są niezbędne do rozwiązania konkretnego problemu. Wiele kwestii można załatwić poprzez komunikację tekstową, zarezerwujmy więc rozmowy wideo dla sytuacji wymagających głębszej dyskusji.

Dokumentuj procesy i efekty pracy

Praca zdalna wymaga szczególnej dbałości o dokumentowanie procesów i efektów pracy. Warto regularnie dzielić się informacjami na temat postępów i projektów, korzystając z platform takich jak Miro. Spójność w dokumentowaniu pozwala na lepszą współpracę i zrozumienie stanu projektów.

Raportuj KPI

Dostępność danych dotyczących najważniejszych wskaźników wydajności jest wyjątkowo ważna w smart workingu. Dobrze jest, aby wszyscy członkowie zespołu mieli dostęp do tych informacji w każdym momencie, co ułatwi monitorowanie postępów i podejmowanie decyzji.

Stwórz przestrzeń nieformalną

Integracja zespołu w pracy zdalnej jest wyzwaniem, dlatego ważne jest utrzymanie nieformalnych relacji. Warto stworzyć przestrzeń na swobodną komunikację, np. grupę firmową na platformie społecznościowej lub kanał na Slacku. Można także organizować spotkania online, w których każdy może wziąć udział i porozmawiać na luzie.

Wyzwania związane z pracą zdalną

Zarządzanie czasem i samodyscyplina – to kluczowy aspekt pracy zdalnej. Pracownicy muszą być samodyscyplinowani, wyznaczać sobie jasne cele oraz harmonogramy pracy i konsekwentnie się ich trzymać. Wykorzystanie metod zarządzania czasem, takich jak technika Pomodoro czy planowanie tygodniowe, może wspomóc efektywne gospodarowanie czasem pracy.
Konieczność efektywnej komunikacji na odległość – zarówno pracownicy, jak i menedżerowie, powinni korzystać z różnorodnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak wideokonferencje, komunikatory internetowe czy platformy do współdzielenia dokumentów. Regularne spotkania zespołowe i otwarta linia komunikacji pomagają rozwiązywać problemy oraz utrzymywać spójność w pracy zdalnej.
Utrzymanie zaufania i budowanie kultury organizacyjnej – pracownicy muszą być pewni, że ich obowiązki zostaną wykonane, nawet bez bezpośredniego nadzoru. Budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej, opartej na współpracy, wsparciu wzajemnym i uznawaniu osiągnięć, pomaga w utrzymaniu zaufania w zespole oraz motywacji do pracy.
Bezpieczeństwo danych i cyberbezpieczeństwo – zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, muszą przestrzegać polityk bezpieczeństwa, stosować silne hasła, unikać publicznych sieci Wi-Fi oraz regularnie aktualizować oprogramowanie. Szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa są niezbędne dla ochrony firmowych danych przed atakami i wyciekami.

Źródła:

Zdjęcie główne pochodzi z Envato Elements.

Joanna Pasterczyk

Od ponad ośmiu lat pracuje jako redaktorka, dziennikarka i copywriterka, a od niedawna dba o treści oraz rozwój portalu poświęconego branży IT. Autorka wywiadów, tekstów eksperckich, newsów.