Szybko reaguj na opóźnienia w płatnościach

Jedno nieopłacone zlecenie może podważyć stabilność młodej firmy? Tak, w pewnych uwarunkowaniach jak najbardziej może się to stać. Szczególnie niebezpieczne jest zaangażowanie się w firmy w jedno, kosztochłonne zlecenie / projekt o dużej wartości. Wiąże się ze sporym ryzykiem, które czasem może nie opłacić się. Jakie jeszcze zagrożenia czyhają na przedsiębiorców? Zebraliśmy te, o których rzadko się mówi.

Jarosław Grygiel. Z wykształcenia prawnik i ekonomista, absolwent wydziału prawa UG i studiów MBA oraz studiów podyplomowych z audytu, kontroli wewnętrznej i podatków. Od ponad osiemnastu lat aktywny zawodowo w branży finansowej jako ekspert z zakresu windykacji, obrotu wierzytelnościami i compliance. Obecnie jako dyrektor krajowy kieruje spółką faktoringową Credstep Poland. Prywatnie fan ciężkich brzmień i posiadacz półtorakilogramowego yorka.

1. Jakie zagrożenia związane z finansami czyhają na przedsiębiorców?

Jednym z zagrożeń jest niedoszacowanie wysokości nakładów własnych potrzebnych na rozruch firmy. W początkowym okresie, którego długość trwania może być zróżnicowana i zależna od specyfiki biznesu, czasochłonności procesu wypracowania koncepcji produktu / usługi i przygotowania działalności operacyjnej, firma generuje koszty, a moment wypracowania pierwszych przychodów bywa mocno przesunięty w czasie. Myśląc o kosztach niezbędnym jest wyrobienie sobie podziału na koszty stałe i zmienne. Na początku to te pierwsze będą dawały się we znaki, ale czas i idący z nim progres firmy wkrótce pokaże, że nie można nie doceniać przeciwnika w postaci kosztów zmiennych.

Dodajmy przy tym, że koszty obojga rodzajów zazwyczaj mają naturalną tendencję do ostatecznego zamykania się kwotą większą niż pierwotnie zakładana, zaś przychody … przychody to jeszcze nie zysk. Adaptacja nawyku operowania właściwymi pojęciami księgowymi, ekonomicznymi i podatkowymi to ćwiczenie wymagające dyscypliny po stronie młodego, żądnego szybkich sukcesów przedsiębiorcy.

Skoro już o przychodach mowa, to rozróżnijmy te widniejące w treści wystawionej faktury VAT, a te, które wpłyną na konto bankowe przedsiębiorcy. W nie zawsze łatwych warunkach gospodarki krajowej pozostaje cieszyć się, gdy nie dochodzi do żadnego rozdźwięku między treścią wystawionej faktury, a datą i kwotą zaksięgowanej wpłaty. Przychód traci bowiem na swym uroku, jeśli nie materializuje się w postaci terminowo uiszczonej przez kontrahenta kwoty w pełnej, umówionej wysokości.

2. Z jakimi problemami związanymi ze współpracą z kontrahentami mogą spotkać się przedsiębiorcy?

Rozpoczęcie oferowania swoich usług / produktów przez debiutującą firmę wiąże się z koniecznością uwiarygodnienia się w oczach potencjalnych kontrahentów i zbudowania swojej rynkowej renomy. Warto na to spojrzeć jako na bardzo ważną inwestycję rozłożoną w czasie. Tu bezwzględnie obowiązuje zasada „jak cię widzą, tak cię malują”, zatem istotnym jest w pełni świadome kształtowanie swojego wizerunku biznesowego. Nie chodzi tu o zewnętrzne atrybuty materialne w postaci na przykład wyleasingowania drogiego auta dla prezesa / właściciela firmy celem godnego pokazania się na mieście, ale raczej o umiejętną plasację mocnych punktów oferty firmy w otoczeniu rynkowym, profesjonalną kreację profilu przedsiębiorstwa w mediach społecznościowych i opracowanie pomysłu na komunikowanie się firmy z interesariuszami: potencjalnymi i faktycznymi klientami, kontrahentami, outsourcerami.

„Robienie obrotów” w trybie instant przez stosowanie cen sprzedaży nieuzasadnienie niższych niż konkurencja może skojarzyć się z dumpingiem, a niekoniecznie z działalnością w pełni zawodową, poważną. Co więcej, polityka cenowa dla firmy starającej się o pierwszych klientów to prawdziwe wyzwanie: rynek sprzedaży większości usług i produktów jest wrażliwy cenowo, więc w teorii łatwo jest konkurować ceną, jakkolwiek niska cena jednostkowa nie przełoży się pozytywnie na rentowność działalności. A właśnie szybkiego generowania zysków, z przeznaczeniem na rozwój firmy na dorobku, bardzo w tym momencie potrzeba.

Ale jak umiejętnie by sobie owego zysku nie skalkulować (i to nawet biorąc w nawias zarówno kwestię niestabilności kosztów przedsiębiorstwa, jak i atrakcyjności oferty w oczach kupujących i usługobiorców), to i tak zostanie on zyskiem jedynie na papierze, jeśli nie zadba się o weryfikację klientów B2B oraz o płynność finansową w firmie, o ile tylko w rachubę wchodzi stosowanie odroczonych terminów płatności. Te sprawy bywają w praktyce trudniejsze niż zaprojektowanie dobrego cennika i pozyskanie zainteresowania ze strony klientów.

3. To prawda, że jedno nieopłacone zlecenie może podważyć stabilność młodej firmy?

Tak, w pewnych uwarunkowaniach jak najbardziej może się to stać. Szczególnie niebezpieczne jest zaangażowanie się w firmy w jedno, kosztochłonne zlecenie / projekt o dużej wartości. Koncentracja własnych sił, czasu i funduszy w przedsięwzięcie, w którym zabraknie terminowej płatności ze strony kluczowego kontrahenta może rozłożyć wiele firm, nie tylko tych młodych stażem, na łopatki.

Szczególnie uczulam przed uproszczeniem myślowym następującego typu: przecież mój obecny klient to znana, duża i renomowana firma, więc z pewnością mi zapłacą. Niestety zdarza się, co sami doświadczyliśmy jako faktor, iż uznane, znaczne i zasobne firmy nie płacą swych zobowiązań na czas. Przyczyny opóźnień sięgających miesięcy bywają różne, na przykład: firma będzie miała / ma / miała zjazd integracyjny, pan prezes pojechał na 4 tygodnie na narty, nie ma osoby decyzyjnej w temacie i tym podobne korporacyjne, trochę śmieszne, a trochę straszne, pretensjonalne wymówki, świadczące o uwiądzie organizacyjnym i rozmywaniu się odpowiedzialności w dużych koncernach.

4. W jaki sposób możemy chronić się przed niewypłacalnością kontrahenta?

Mitygowanie ryzyka niewypłacalności kontrahenta, jako działanie zaradcze i prewencyjne, sprowadzi się do dochowania podwyższonych standardów staranności w sprawdzeniu swojego kontrahenta we wszelkich dostępnych źródłach, zanim podejmie się decyzję o udzieleniu mu kredytu kupieckiego, czyli właśnie odroczenia terminu zapłaty, o tydzień, dwa miesiąc, itd. Polecam chociażby dociekliwie zgłębianie powszechnie dostępnych w internecie danych, między innymi zamieszczonych na portalu www.mojepanstwo.pl, na e-giełdach wierzytelności (serwisy aukcyjne takie jak np. www.dlugi.info, gdzie opublikowane są długi przedsiębiorców), czy portalach dedykowanych opiniom ze strony pracowników i rekrutowanych kandydatów do pracy, jak np. www.gowork.pl, nie wspominając o business-wizytówce danej firmy w Google i jej profilach w social media.

Uwzględniając mniej lub bardziej subiektywny charakter danych dostępnych w necie, i ich zróżnicowaną wiarygodność, można wyrobić sobie opinię na temat standingu i wiarygodności danego kontrahenta. Niech tak rozumiana i dostępna dla każdego procedura KYC (know your customer) stanie się powszechnym standardem w każdej firmie działającej w modelu B2B.

5. Jak ocenić, czy kontrahent jest wypłacalny? Na co zwracać uwagę przy podpisywaniu umowy z nim?

Ważne, aby powstrzymać się w porę w czas z oblewaniem sukcesu w postaci pozyskanego klienta i podpisanego kontraktu, aż do momentu uprawdopodobnienia tego, że warto z tym klientem transakcję uskutecznić. Jest niezliczony szereg okoliczności, w tym czynników behawioralnych, możliwych do odnotowania u osób reprezentujących dany biznes, które należy syntetycznie wziąć pod uwagę, aby na bazie własnego doświadczenia życiowego, połączonego ze zdrową dawką sceptycyzmu, spróbować oszacować intencje i rzetelność drugiej strony pertraktacji handlowych. W tym zakresie zdecydowanie odradzam nadmiernie prosprzedażowe i bezpodstawnie optymistyczne podejście na zasadzie „no przecież jakoś tam będzie”. W biznesie sentymenty, sympatie interpersonalne i osobiste preferencje, a przede wszystkim dążenie do pośpiesznego sfinalizowania dealu i zrealizowania budżetu sprzedażowego nie powinny zasłaniać wyniku możliwie najchłodniej przeprowadzonej weryfikacji kontrahenta in spe.

Każda wystarczająco przekonywująca wzmianka o nierzetelności płatniczej potencjalnego kontrahenta, czy niepokojące informacje ze strony byłych pracowników, a już z pewnością wystawienie przez innych wierzycieli niezapłaconych zobowiązań danej firmy na giełdzie długów, bądź wpisy o zadłużeniu w KRS (działy 4, 5 i 6 odpisu) powinny być sygnałami ostrzegawczymi, a wręcz blockerami. Weryfikacja przyszłego klienta nie jedno ma imię, a w jej zakres może wchodzić także wizytacja terenowa incognito w siedzibie firmy, czy choćby sprawdzenie przez Google Earth, poufna akcja typu mystery shopper, czy wreszcie zamówienie raportu w wywiadowni gospodarczej lub zlecenie prześwietlenia firmy i jej otoczenia personalnego przez prywatnego detektywa. Na pozór brzmi to może paranoicznie, ale mówimy o zabezpieczeniu się przed hipotetyczną utratą wieluset tysięcznych czy nawet milionowych kwot.

Reprezentowana przeze mnie firma Credstep Poland, jako profesjonalny faktor, ma dużo więcej narzędzi do oceny ratingu finansowego danego przedsiębiorstwa, co obejmuje między innymi dostęp do baz biur informacji gospodarczych, bazy Biura Informacji Kredytowej (BIK), raportów od współpracujących z nami firm ubezpieczających kontrakty B2B, nie wspominając o audycie dokumentacji księgowej i rachunkowej.

6. Jakie zapisy w umowie mogą zabezpieczyć nas przed niewypłacalnym kontrahentem?

Jeśli już realizacja danego projektu wiąże się z ustaleniem przez strony treści umowy w drodze indywidualnych pertraktacji (a nie jest to prosta umowa adhezyjna), to z pewnością warto pomyśleć o klauzulach:

• umożliwiających usługodawcy (zleceniobiorcy) wstrzymanie się z dalszą realizacją projektu, czy skierowanie żądania o niezwłoczną zapłatę honorarium przed umówionym terminem, jeśli tylko po drugiej stronie kontraktu zajdzie jakakolwiek okoliczność mogąca rzutować negatywnie na perspektywę terminowego otrzymania zapłaty w pierwotnie umówionej dacie,
• przewidujących odpłatność metodą pro rata, czyli w częściach odpowiadających wartości poszczególnych, sukcesywnie oddawanych elementów składowych / etapów zamówionego przedsięwzięcia,
• o ile to tylko możliwe, zwłaszcza w sprawach rozłożonych w czasie i o dużej wartości materialnej, także o klauzulach gwarantujących wykonawcy dzieła spłatę należności poprzez ustanowienie zabezpieczeń, takich jak weksel własny in blanco z poręczeniem przez beneficjenta rzeczywistego (np. właściciela firmy, głównego udziałowca spółki czy prezesa zarządu), poręczenie cywilne, zastaw rejestrowy na wymiernych aktywach drugiej strony, kaucja, gwarancja bankowa itp.

Tak czy inaczej, młodzi przedsiębiorcy potrzebują profesjonalnego wsparcia prawnego, podatkowego i księgowego. Pamiętajmy, że warto wesprzeć się zewnętrznymi usługami zawodowych doradców, jeśli tylko czeka nas spory kontrakt, bo taki siłą rzeczy oznacza spore ryzyko.

Może zabrzmi to wyjątkowo oldschoolowo, ale parafrazując starorzymską paremię, takie klauzule kontraktowe sporządza się nie na czas pokoju, ale na czas wojny. I oby tylko nigdy nikomu nie musiały się one przydać!

7. Jednym z zagrożeń dla początkujących przedsiębiorców są ograniczenia w podaży finansowania dłużnego ze strony tradycyjnych kapitałodawców. Co to znaczy?

Młoda firma siłą rzeczy pozbawiona jest historii współpracy z bankami, w tym historii kredytowej. Mówiąc obrazowo, dla banków przykładowy Jan Kowalski, jako konsument, będzie kimś innym niż P.H.U. „Usługi informatyczne” Jan Kowalski. Jako Pan Kowalski o pierwszym statucie, będzie przez swój bank zarzucany ciągłymi ofertami zwiększenia limitu w ROR, czy kart kredytowych. Jako drugi, czyli ten sam Kowalski, ale już przedsiębiorca, nie będzie zaś przez bank rozpieszczany. To mój własny case po trzech latach prowadzenia rentownej działalności gospodarczej. Jako osoba o formalnym statusie przedsiębiorcy musiałem chociażby zrezygnować z zakupu szafy dokumentowej na raty, gdyż między innymi kazano mi przedstawić do analizy księgi rachunkowe za dwa ostatnie lata obrachunkowe. Nie jestem w takim podejściu ze strony tradycyjnych kapitałodawców osamotniony. Zupełnie nie uwzględnia ono realiów w jakich żyjemy i ich dynamiki, oraz najbardziej deficytowego zasobu przedsiębiorcy – czasu.

Temu niedostatkowi na rynku usług finansowych dla przedsiębiorców zaradzić może oferta coraz większej ilości fintechów, czyli niezwiązanych z tradycyjną bankowością online’owych dostawców prostych ale potrzebnych rozwiązań, takich jak właśnie e-faktoring w Credstep Poland. Start-up może obiektywnie nie mieć zdolności kredytowej ale, o ile tylko posiada już swoich pierwszych klientów instytucjonalnych, którym sprzedaje swe usługi / towary z odroczonym terminem płatności, może być on pełnoprawnym klientem w transakcjach faktoringowych. W każdym bądź razie nam często zdarza się prefinansować kontrakt młodej stażem firmy i cieszy nas to, że tacy klienci później do nas wracają ze swoimi kolejnymi fakturami.

8. W jaki sposób możemy ratować się w sytuacji, gdy klient okaże się niewypłacalny?

Gdy kontrahent już przejawia wszelkie symptomy niewypłacalności, zwłaszcza gdy dodatkowo termin zapłaty należności handlowej już bezskutecznie minął, a sensownego dialogu z owym dłużnikiem też przy tym brakuje, to najprawdopodobniej trudno szukać standardowych form spieniężenia nieuregulowanej wierzytelności, poza wspomnianą giełdą długów. Alternatywą jest ekspresowe oddanie swojej wierzytelności do renomowanej i specjalizującej się w sprawach płatniczych kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej. O ile tylko nie doszło jeszcze do upadłości kontrahenta, to obowiązuje zasada: pierwszy wierzyciel egzekwujący swoje roszczenia na drodze komorniczej ma największe szanse wyszarpnąć zaspokojenie swoich należności w największym stopniu. W takim negatywnym scenariuszu, czas będzie działał na niekorzyść wierzycieli łudzących się, że ich dłużnik może jeszcze kiedyś zapłaci swoje zobowiązania dobrowolnie i z nawiązką.

Zalecam więc szybkie reagowanie na opóźnienia w płatnościach. Niestety w naszym kraju panuje bardzo duże przyzwolenie na zwłokę w regulowaniu zobowiązań, a wręcz kultura spóźnienia. Bywa, że monity i upomnienia wobec spóźnialskich są traktowane jako nachalność i przejaw braku kultury. Dodajmy: kultury spóźnienia. Tak jakby płacenie na czas stanowiło faux pas. To swoisty paradoks, jakkolwiek z obecną zbiorową, a przy tym szkodliwą dla życia gospodarczego kraju bo niską moralnością płatniczą maleją nasze szanse aby stać się konkurencyjną gospodarką i przysłowiowym tygrysem Europy.

9. Jakie alternatywne metody finansowania startupu są obecnie dostępne w Polsce?

Zacznę od najbliższego mi osobiście faktoringu, zwłaszcza w wykonaniu firm spoza sektora bankowego, specjalizujących się, tak jak Credstep Poland, w mikrofaktoringu oferowanym w kanale online. Cieszy mnie, że również nasi konkurenci niedawno podchwycili propagowaną przez nas już od pewnego czasu ideę demokratyzacji świata finansów poprzez niewykluczanie start-up’ów z podaży usług finansowych.

Wdrażana również i w naszym kraju, choć nie bez oporów, dyrektywa PSD 2 będzie w końcu skutkowała uwolnieniem usług płatniczych i wyzwoleniem tego obszaru spod monopolu banków na rzecz fintechowych dostawców nowoczesnych usług online.

Póki co działalność alternatywnych spółek inwestycyjnych i alternatywnych funduszy inwestycyjnych, mających zapewne w zamyśle ustawodawcy zastąpić na rynku kapitałowym dotychczasowe fundusze venture capital jest mało zauważalna, być może z powodu daleko idącej reglamentacji formalnej tych wehikułów. Niestety nadchodzące zmiany legislacyjne w zakresie emisji obligacji mogą ograniczyć podaż funduszy z tego źródła, z resztą trudno uznać, iż było ono adekwatne dla firm młodych stażem.

Dużo natomiast spodziewam się po nadchodzącej dyrektywie unijnej ws. finansowania w formułach peer-to-peer i crowdfunding, dotychczas marginalnych w naszym kraju, ale znaczących w praktyce bardziej rozwiniętych gospodarek europejskich. Metodą crowdfunding można właśnie uskutecznić rundę inwestorską, i to poza rygorem publicznego obrotu papierami wartościowymi i wchodzenia na giełdę. Reasumując, zakładam, że to właśnie alternatywne względem kredytów bankowych źródła finansowania stanowią przyszłe źródła funduszy dla rozwoju start-upów.

10. Na koniec, może jednym z rozwiązań chroniących startupowca jest dobre zaplanowanie cashflow w firmie?

Prognozy cashflow mają ogromne znaczenie dla zachowania płynności w firmie. To gwarancja, że w wielu kluczowych momentach, np. w terminie płatności wynagrodzeń, płatności zaliczek podatku PIT czy CIT, a także VAT, oraz płatności składek ubezpieczenia społecznego, na rachunku bankowym przedsiębiorcy znajdzie się gotówka wystarczająca do opłacenia należności. Brak płynności może znokautować najbardziej rentowny biznes.

Z drugiej jednak strony, w realiach małej czy młodej firmy trudno w prognozach cashflow uwzględniać czynnik ryzyka w postaci braku zapłaty ze strony kontrahenta, czy też jego trwałej niewypłacalności / upadłości. Należy tak dobierać sobie klientów, aby móc z czystym sumieniem zaprognozować, iż każda wierzytelność co do zasady zostanie zapłacona.

Jeżeli tak się jednak nie stanie i dojdzie do braku zapłaty w umówionym terminie, to reagujmy niezwłocznie, jako wierzyciel wobec dłużnika pozostającego w zwłoce, włącznie z windykacją.

Jeżeli zaś sama terminowa zapłata faktury przez kontrahenta i tak, wedle prognoz cashflow, nie zapewni nam na danym odcinku czasowym niezbędnej płynności – wtedy polecamy się się my, jako faktor, który natychmiastowo uwolni gotówkę z faktur o odroczonej zapłacie.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.