Pinterest dał programistom spokój. Wprowadził zasadę trzech dni w tygodniu bez spotkań

25 stycznia 2018 roku Brian Donohue, Product Engineering Manager w Pinterest, na Twitterze ogłosił, że jego zespół rozpoczyna trwający sto dni eksperyment. Jego celem było uwolnienie developerów od spotkań. Przez trzy dni w tygodniu zajmowali się wyłącznie pracą programistyczną i nie poświęcali czasu na meetingi z zespołem. Jaki efekt przyniósł ten eksperyment?

Problem z jakim borykał się zespół developerów Pinteresta dotyczył braku czasu na programowanie. Narzekał, że w ciągu tygodnia zbyt wiele godzin poświęca się na różnego rodzaju spotkania. Przez to czas rzeczywistej pracy skracał się, a lista zadań do zrobienia rosła. Pinterest postanowił zorganizować eksperyment, który miał sprawdzić, czy rzeczywiście brak spotkań przez trzy dni przyniesie lepsze efekty. Zobaczcie, czego przez ten czas dowiedział się.

Wtorek, środa, czwartek — w te dni część developerów Pinteresta nie robiła nic innego prócz programowania. Nikt nie przeszkadzał im w pracy, nie musieli też zaprzątać sobie głowy przygotowaniem się do meetingu na ważny temat, o którym rozmawia cała firma. Od godziny 9 do 17 Pinterest dał im spokój, by sprawdzić, czy taki system pracy przyniesie rezultat. Żeby odpowiedzieć na to pytanie, przytoczymy wyniki ankiety, którą przeprowadził wśród developerów biorących udział w eksperymentalnym programie.

Zadowolenie zespołu

Trzecie pytanie było otwarte i poproszono w nim o ogólny feedback do przeprowadzonego eksperymentu. Oto anonimowe odpowiedzi, które uzyskali liderzy:

• “Naprawdę jestem zadowolony z eksperymentu “3 dni bez spotkań”. Chciałbym, aby udało się zminimalizować wszystkie “rozpraszacze”, choć pewnie trudno byłoby uniknąć rozmów podsumowujących, czy innych imprez firmowych”;
• “Bardzo doceniam te trzy dni bez spotkań, mimo że regularnie próbowano złamać zasady eksperymentu. Zdecydowanie powinno być jak najmniej spotkań i jak najmniej rozpraszaczy”;
• “… Jestem za tym, żeby zrezygnować z jeszcze większej liczby spotkań! Przecież zawsze możemy pisać ze sobą na Slacku i podejmować te same decyzje, co na meetingach.”

Nie wszyscy jednak wykazali entuzjazm, jeśli chodzi o przeprowadzany eksperyment. Zespół Pinteresta w artykule na blogu opublikował kilka neutralnych wypowiedzi.

• “3 dni bez spotkań mogłoby zadziałać, gdyby nie to, że w poniedziałki i w piątki tych meetingów i problemów do rozwiązania jest więcej niż poprzednio”;
• “Poniedziałek i piątek właściwie w całości spędzamy na spotkaniach.”

Rozpraszamy, ale tylko w dwa dni

Pinterest odniósł się do powyższych wypowiedzi. Napisał, że nawet, gdy w poniedziałki i w piątki zespół developerski ma masę spotkań, to i tak jest to lepsze rozwiązanie niż cały tydzień spotkań po kilka godzin — ponieważ te drugie bardziej rozpraszają. Taka jest zresztą opinia większości ankietowanych programistów, którzy wyrazili aprobatę do wprowadzenia na stałe programu 3 dni bez spotkań. Zainteresowały się nim także inne zespoły inżynierskie w firmie, które postanowiły sprawdzić na własnym przykładzie, czy eksperyment rzeczywiście działa.

Niestety do wiadomości publicznej nie podano, jak dokładnie wyglądała efektywność pracowników Pinteresta. Brian Donohue wpis zakończył myślą o tym, że zadaniem managerów jest usprawnianie pracy zespołu tak, by nic nie przeszkadzało im w realizacji wyznaczonych zadań.

Marnujemy 31 godzin miesięcznie

Pinterest nie jest jedyną firmą na świecie, która zauważyła problem związany ze spotkaniami. Wiele firm boryka się z nim, a statystyki mówią jasno: każdego miesiąca większość z nas poświęca aż 31 godzin na spotkania. Atlassian zauważył, że spotkania prowadzone w tradycyjnej formie (lider mówi, reszta słucha) są mało produktywne, a aż 91% ankietowanych myśli o czymś niezwiązanym z pracą podczas takich meetingów. Blisko połowa zapytanych o to, co jest największym marnowaniem czasu w firmie, wskazało właśnie spotkania z zespołem.

Na blogu firmowym Highfive autor przyznaje, że ma podobne zdanie do tego przedstawionego w badaniu, ale nie uważa, że warto zrezygnować ze wszystkich spotkań z zespołami. I choć częste wspólne rozmowy wiążą się z nadrabianiem zadań, na które ma się mniej czasu, a powrót do efektywnej pracy zajmuje średnio 23 minuty (tylko na to, by powrócić do stanu skupienia przed przerwaniem pracy), zespół Highfive nadal uważa, że rozmowy w zespole są potrzebne. Zachęca do spróbowania, czy w naszych firmach da się wdrożyć chociaż jednodniowy program bez spotkań.

Zaleca zacząć od małych kroków, by bezinwazyjnie dojść do momentu, w którym programiści będą mogli poświęcić cały jeden, dwa, bądź trzy dni tylko na pracę. Zdaniem Highfive warto zacząć np. od dnia bez kontaktu z innymi — wyjątkiem są awaryjne sytuacje. Kolejny krok to wybranie takich godzin w ciągu dnia pracy, w których nie mogą zostać zorganizowane spotkania. Ostatni krok wiąże się z opracowaniem najbardziej efektywnego sposobu przeprowadzania meetingów. I z tym mamy największy problem.

Kalkulator dla liderów

Przeciwnicy marnowania czasu na spotkania (przez zapraszanie osób, które niekoniecznie będą miały coś do powiedzenia w poruszanym temacie) mówią wprost, że meetingi to strata czasu i pieniędzy. Jeśli jesteś podobnego zdania, prześlij swojemu liderowi ten kalkulator. Dowie się z niego, ile pieniędzy straci jego firma, jeśli spotkanie będzie trwało za długo, co może zmotywuje go do mówienia o konkretach — o czym marzymy chyba wszyscy.

Oferty pracy z