7000 km, 6 godzin różnicy czasowej i pandemia to nie przeszkody

Kraków i Toronto dzieli 7000 km i 6 godzin różnicy czasowej. Czy, pracując wyłącznie w trybie zdalnym, da się prowadzić projekty IT? Zapytaliśmy o to Bartka Jakubowiaka i Jasona Emery odpowiedzialnych za rozwój globalnej platformy tradingowej w OANDZIE, którzy na co dzień pracują w jednym zespole w dwóch odległych lokalizacjach.

Powstała w 1996 roku, OANDA jest pierwszą na świecie firmą, która udostępniła za darmo notowania walut w sieci, a pięć lat później uruchomiła webową platformę FX do handlu walutami. Dziś OANDA to światowy lider w zakresie handlu wieloma aktywami online i danymi notowań walutowych. Do niedawna jej zespół inżynierów był prawie w całości zlokalizowany w Toronto. W lutym powstał kolejny w Krakowie, którego zespół tworzy drugie pod względem wielkości biuro. Skupia ono programistów, project managerów, analityków i specjalistów w zakresie bezpieczeństwa współtworzących globalne produkty.

Tworzenie od podstaw zespołu w nowej lokalizacji może często skutkować problemami związanymi z pracą w różnych strefach czasowych, słabą komunikacją i różnicami kulturowymi. Tego typu zmiany organizacyjne są jeszcze bardziej ryzykowne w erze COVID, kiedy biura urządzamy w domu i odcinamy się od codziennych kontaktów.

Jak przyznają Bartosz i Jason – w przypadku OANDY to mylne założenie. Każdy z nich kieruje zespołem programistów i ściśle współpracuje z zespołami w Toronto i Krakowie. Przyznają, że pasja firmy do innowacji i elastyczne podejście do zarządzania sprawia, że praca zdalna jest po prostu bardziej wydajna i efektywna. Niedawno spotkali się z nami, aby podzielić się przemyśleniami na temat tego, jak OANDA sprawiła, że domowe biura na wielu kontynentach współpracują ze sobą bez większych problemów.

Różnica czasu działa na korzyść

Według Jasona i Bartosza, praca zdalna faktycznie ułatwiła ich zespołom koordynację pomimo różnicy czasowej sześciu godzin między Toronto a Krakowem. Jason wyjaśnia: „Osobiście czuję, że praca z domu ułatwiła komunikację z krakowskim zespołem, ale też wpłynęła pozytywnie na mój work-life balance”.

Kontynuuje: „Dzięki temu, że nie muszę już dojeżdżać do biura, zyskuję czas na odbieranie telefonów z Polski wcześnie rano, co ułatwia komunikację między dwoma zespołami. W OANDZIE mamy elastyczne podejście, więc mogę kończyć pracę trochę wcześniej i spędzić więcej czasu z przyjaciółmi i rodziną”.

W przypadku krakowskiego zespołu Bartka te spotkania odbywają się w drugiej części dnia. Dzięki temu wiele osób pracuje bardziej koncepcyjnie rano gdy Toronto śpi, a później przełącza się na tryb spotkań. Dodaje: „Z mojej perspektywy różnica czasu często działa na naszą korzyść, ale także zapewnia obu zespołom większą swobodę i elastyczność, co z kolei pozwala nam efektywniej wykorzystywać czas”.

Swoboda i elastyczność

„Ta wolność i elastyczność przejawiają się nie tylko w zarządzaniu czasem w OANDZIE. Pomimo znacznego wzrostu od momentu powstania, czyli 25 lat temu, kultura firmy przejawia swoje startupowe korzenie” przyznaje Jason. „Nadal pracujemy w organizacji, która przeciera nowe szlaki i sięga po technologiczne innowacje, ciągle jest na to przestrzeń a my mamy swobodę wdrażania nowych pomysłów i rzucania wyzwania tradycyjnemu myśleniu – to jeden z tych powodów, dla których jestem w OANDZIE już 12 lat” – wyjaśnia.

„Zespół liderów jasno przedstawia wizję, wyznacza strategiczny kierunek i ostateczną drogę rozwoju. My szukamy odpowiedzi na pytanie jak to zrobić” – podkreśla Jason.

Zespoły techniczne mają za zadanie zidentyfikować i wdrożyć najlepsze możliwe rozwiązania, które pomogą firmie osiągnąć cele biznesowe. „Uważam, że ta swoboda, którą mamy w zespołach technicznych rodzi lojalność, co w pewnym sensie wyjaśnia, dlaczego mamy tak wielu pracowników z tak długim stażem” – śmieje się.

Bartosz pracuje w OANDZIE od lutego, jest jednym z pierwszych pracowników krakowskiego biura. „Jako zespół techniczny dostajemy cele, które musimy zrealizować, ale bez dyktowania każdego kroku. To jeden z filarów efektywnej i wydajnej pracy. Mogę to potwierdzić na przykładzie mojej współpracy z zespołem Jasona.”

Otwarta komunikacja

Jason i Bartosz uważają, że otwarta i transparentna komunikacja ma tu kluczową rolę. Jason przyznaje: „Początkowo brakowało nam możliwości spotkania na żywo i rozmowy, ale wypracowaliśmy na tyle otwarte podejście do komunikacji, że teraz utrzymujemy ją na podobnym poziomie w zasadzie z każdą lokalizacją.”

Cała organizacja komunikuje się za pomocą tych samych narzędzi: głównie Slacka i Google Hangouts. Na poziomie globalnych komunikatów to częściej maile, kanały Slack, a kiedy to konieczne – spotkania online.

Zespoły co tydzień spotykają się online, żeby omówić to, nad czym pracują i porozmawiać o architekturze – dzięki tym spotkaniom trzymają rękę na pulsie i wiedzą wcześniej o wyzwaniach lub problemach, które mogą się pojawić. Spotkania te pozwalają całemu zespołowi przedyskutować rozwiązania, ale i dają możliwość interakcji z kolegami z drugiej części globu.

„To ważne – mówi Jason, bo daje ludziom możliwość, żeby otwarcie opowiedzieć o swoich wyzwaniach i wnieść świeże pomysły. „Nalegamy też, żeby każdy miał włączoną kamerę” – śmieje się Bartosz. „Kiedy wkładasz w coś swoją energię i próbujesz coś zmienić, dobrze jest wiedzieć, że jak ludzie na to reagują”.

Większość zespołów prowadzi również własne kanały Slack, tworząc przestrzeń, w której mogą komunikować się na bieżąco. Mniej formalna codzienna komunikacja pomaga przezwyciężyć poczucie izolacji, które może pojawić się podczas pracy w domu.

Otwarte sesje zespołowe

Regularne, otwarte sesje zapewniają wgląd w rolę każdego działu i jego wkład w sukces firmy. Nie tylko pomagają w edukacji pracowników na całym świecie, ale także zaszczepiają poczucie współpracy i zachęcają różne zespoły w całej organizacji do spójnej pracy, mimo że znajdują się w różnych lokalizacjach geograficznych.

„Praca zdalna zmieniła format tych spotkań i umożliwiła większej liczbie osób uczestnictwo” – dodaje Bartosz. „Wcześniej niektóre spotkania odbywały się offline lub w nieodpowiednich momentach, co oznaczało, że koledzy z różnych lokalizacji nie mogli wziąć w nich udziału”.

Praca zdalna długo przed pandemią

Praca zdalna nie jest nowym zjawiskiem w OANDZIE, bo znaczna część struktury istniała już na długo przed pandemią. Jednak zdolność firmy do tak szybkiej reakcji i bezpiecznego przejścia do trybu zdalnego w 100%, teraz owocuje.

Relacja zawodowa Jasona z Bartka zdecydowanie przekracza dzielący ich dystans, mimo że spotkali się osobiście tylko raz. Wygląda więc na to, że OANDA nie tylko poradziła sobie z wyzwaniem zarządzania zdalnymi zespołami, ale wykorzystała konieczność pracy na odległość jako szansę na rozwój i budowanie relacji w nowej, wirtualnej rzeczywistości.

Oferty pracy z